Cum știm, în România se folosesc aproape în exclusivitate copiile legalizate de către notar. Din cîte știu, deocamdată nu se folosesc copiile ”de uz intern administrativ” sau ”colaționate”, care nu au legalizare notarială ci doar ștampila registraturii.
În Spania, termenul de ”copia compulsada” implică ambele sensuri. Să o numim pe românește ”copie colaționată”.
În esență, ”la compulsa” sau colaționarea înseamnă compararea unei cópii xerox (fotocopie) cu documentul original a cărui copie este, cu scopul de a verifica dacă sunt identice. În urma acestei colaționări, funcționarul ștampilează fotocopia și o anexează la dosarul în chestiune, iar originalul este returnat persoanei interesate.
În general, acest procedeu se realizează la registratura administrațiilor publice, pentru cetățenii care prezintă cereri, notificări sau alte înscrisuri și dosare destinate acelui organism. Tot în general, fiecare registratură colaționează copiile care îi sunt destinate, neavînd obligația de a colaționa documente care vor ajunge la alte instituții. Registraturile administrațiilor publice prestează acest serviciu în mod GRATUIT.
Este important de menționat cazul special al documentelor eliberate în afara Spaniei. Cînd ni se cere ca documentul original să aibă o legalizare de uz internațional (fie legalizare diplomatică, fie Apostila de la Haga) această legalizare trebuie să fie aplicată pe documentul original. Fotocopia care urmează să fie colaționată trebuie să cuprindă întregul document original, cu tot cu apostilă sau legalizare diplomatică, cu toate ștampilele și foile anexate în acest scop.
Traducerile autorizate sau juradas, conform legii, trebuie să includă o copie după documentul original tradus, vizată de către traducător. În cazul în care trebuie să prezentăm o copie ”compulsada” a traducerii, această copie va include întregul document (atît traducerea cît și copiile vizate de traducător). Pare redundant, însă traducerea cuprinde toate paginile, este considerată un tot, un singur document.
A doua modalitate de a obține o copie ”compulsada” este prin intermediul notariatelor. În realitate, notarul public va face același lucru: va compara fotocopia cu documentul original, iar copia va fi ștampilată și iscălită de notar. Costul este cam de 3 euro. Diferența este că această copie legalizată de notar poate fi prezentată la orice organism sau administrație și funcționează similar copiilor legalizate pe cale notarială din România.
Vreau să menționez aici în mod special dosarele de solicitare a cetățeniei spaniole. Printre documentele care trebuie prezentate, se cere certificatul de naștere cu Apostila de la Haga. Problema este că, în Spania, cetățenii nu dețin certificatele de naștere sau de căsătorie în original: Registrul Civil întotdeauna eliberează cópii ”compulsadas” ale acestor acte (care pot fi apostilate la rîndul lor, dacă e cazul), iar funcționarii sunt obișnuiți cu ideea că au de-a face cu niște cópii, nu cu originale, și le tratează ca atare. De aceea, certificatele românești originale anexate în diferite dosare în Spania vor fi foarte dificil de recuperat, dacă nu chiar imposibil. Iar în România ni se eliberează originale și este scump și complicat de obținut un duplicat cînd te afli în altă țară. Recomandabil este, în acest caz, să prezentăm de la început o copie ”compulsada” de un notar din Spania și să ne păstrăm certificatul original. Notarul va face o copie legalizată după un document într-o altă limbă dacă va avea și traducerea jurada a acelui document. Iar traducerea jurada oricum trebuie s-o avem ca să o depunem la dosar împreună cu celelalte documente.
ANA TRADUCCIONES 