“Copia compulsada” versus copie legalizată

Care sunt diferențele între ele?

Reclame

Cum știm, în România se folosesc aproape în exclusivitate copiile legalizate de către notar. Din cîte știu, deocamdată nu se folosesc copiile ”de uz intern administrativ” sau ”colaționate”, care nu au legalizare notarială ci doar ștampila registraturii.

În Spania, termenul de ”copia compulsada” implică ambele sensuri. Să o numim pe românește ”copie colaționată”.

În esență, ”la compulsa” sau colaționarea înseamnă compararea unei cópii xerox (fotocopie) cu documentul original a cărui copie este, cu scopul de a verifica dacă sunt identice. În urma acestei colaționări, funcționarul ștampilează fotocopia și o anexează la dosarul în chestiune, iar originalul este returnat persoanei interesate.

În general, acest procedeu se realizează la registratura administrațiilor publice, pentru cetățenii care prezintă cereri, notificări sau alte înscrisuri și dosare destinate acelui organism. Tot în general, fiecare registratură colaționează copiile care îi sunt destinate, neavînd obligația de a colaționa documente care vor ajunge la alte instituții. Registraturile administrațiilor publice prestează acest serviciu în mod GRATUIT.

Este important de menționat cazul special al documentelor eliberate în afara Spaniei. Cînd ni se cere ca documentul original să aibă o legalizare de uz internațional (fie legalizare diplomatică, fie Apostila de la Haga) această legalizare trebuie să fie aplicată pe documentul original. Fotocopia care urmează să fie colaționată trebuie să cuprindă întregul document original, cu tot cu apostilă sau legalizare diplomatică, cu toate ștampilele și foile anexate în acest scop.

Traducerile autorizate sau juradas, conform legii, trebuie să includă o copie după documentul original tradus, vizată de către traducător. În cazul în care trebuie să prezentăm o copie ”compulsada” a traducerii, această copie va include întregul document (atît traducerea cît și copiile vizate de traducător). Pare redundant, însă traducerea cuprinde toate paginile, este considerată un tot, un singur document.

A doua modalitate de a obține o copie ”compulsada” este prin intermediul notariatelor. În realitate, notarul public va face același lucru: va compara fotocopia cu documentul original, iar copia va fi ștampilată și iscălită de notar. Costul este cam de 3 euro. Diferența este că această copie legalizată de notar poate fi prezentată la orice organism sau administrație și funcționează similar copiilor legalizate pe cale notarială din România.

Vreau să menționez aici în mod special dosarele de solicitare a cetățeniei spaniole. Printre documentele care trebuie prezentate, se cere certificatul de naștere cu Apostila de la Haga. Problema este că, în Spania, cetățenii nu dețin certificatele de naștere sau de căsătorie în original: Registrul Civil întotdeauna eliberează cópii ”compulsadas” ale acestor acte (care pot fi apostilate la rîndul lor, dacă e cazul), iar funcționarii sunt obișnuiți cu ideea că au de-a face cu niște cópii, nu cu originale, și le tratează ca atare. De aceea, certificatele românești originale anexate în diferite dosare în Spania vor fi foarte dificil de recuperat, dacă nu chiar imposibil. Iar în România ni se eliberează originale și este scump și complicat de obținut un duplicat cînd te afli în altă țară. Recomandabil este, în acest caz, să prezentăm de la început o copie ”compulsada” de un notar din Spania și să ne păstrăm certificatul original. Notarul va face o copie legalizată după un document într-o altă limbă dacă va avea și traducerea jurada a acelui document. Iar traducerea jurada oricum trebuie s-o avem ca să o depunem la dosar împreună cu celelalte documente.

Despre legalizarea traducerilor…

…și alte legalizări internaționale

Întrebările despre legalizările internaționale apar atunci cînd avem nevoie să prezentăm într-o țară în document eliberat în altă țară.

Spuneam într-un post anterior că Apostila de la Haga este o legalizare internațională care funcționează între state care au adoptat Convenția de la Haga. Este și cazul României și Spaniei, ambele au semnat această convenție. În toate celelalte cazuri, legalizarea documentelor se face pe cale diplomatică.

Dacă ne referim la documentele eliberate în Spania, aceasta implică obținerea unor vize intermediare în următoarea ordine: viza organismului superior administrației care eliberează documentul, viza Ministerul Afacerilor Externe și Cooperării din Spania (MAEC), viza reprezentanței diplomatice sau consulare în Spania sau a ambasadei ori a consulatului Spaniei în țara de destinație a documentului.

Toate acestea sunt detaliate, în funcție de tipul documentului, pe pagina de internet a MAEC, la secțiunea Legalizări. Ministerul încearcă să răspundă celor mai frecvente întrebări pe această temă și este o sursă foarte recomandabilă de consultat. Mai ales că, pentru formalitățile de legalizare, e necesară o programare prealabilă.

Ministerul Afacerilor Externe din România, pe pagina sa, oferă de asemenea informații cu privire la legalizările internaționale, pentru documentele eliberate în România, natural. Pentru fiecare tip de document se menționează care sunt vizele intermediare necesare.

În cazul traducerilor din spaniolă realizate de un traductor jurado, atunci cînd trebuie prezentate în altă țară, acestea trebuie să fie legalizate prin intermediul Ministerul Afacerilor Externe și Cooperării din Spania (MAEC). Traducerile juradas sunt considerate documente private, iar semnătura traducătorului este înregistrată la Biroul de Limbi Străine al acestui minister.

Pentru traducerile din spaniolă în română care trebuie prezentate în România, avem mai multe variante valabile.

Pentru traducerile din spaniolă în română care trebuie prezentate în România, avem mai multe variante valabile. Una este traducerea realizată de un traducător autorizat de Ministerul Justiției din România, cu legalizare consulară, printr-un Consulat al României în Spania, la care traducătorul este acreditat. Altă variantă este o traducere realizată de un traducător autorizat de Ministerul Justiției din România a cărui semnătură este legalizată la un notar public din Spania și ulterior apostilată la Colegiul Notarial corespunzător. Sau o traducere efectuată direct în România de un traducător autorizat local, cu legalizare la un notar public local. Totul depinde de timpul pe care îl avem la dispoziție și/sau de posibilitatea de a călători (pînă la consulat, de exemplu).

Cînd trebuie să prezentăm în Spania o traducere din română (sau din altă limbă) în spaniolă, cel mai bine este să apelăm la un traducător jurado, din motivele pe care le-am menționat aici. Dacă traducerea este făcută în România de un traducător autorizat local, musai să aibă legalizare notarială plus apostilare la Camera Notarilor.

info MAEC leg trad_0001
Traducerile „juradas” nu au nevoie de alte legalizări.

Nu trebuie să confundăm traducerea cu legalizare notarială și ulterior apostilată cu documentul original apostilat. Sunt două lucruri foarte diferite. Pentru traducere, apostila certifică semnătura notarului care, la rîndul lui, certifică semnătura traducătorului. Pentru documentul original, apostila certifică semnătura funcționarului care a eliberat acel document.

De asemenea, cînd prezentăm documente în Spania, nu trebuie să confundăm o traducere jurada (efectuată în Spania de un traductor jurado, care nu mai are nevoie de nicio altă legalizare) cu documentul original apostilat. De cele mai multe ori, traducerea include și traducerea apostilei de pe documentul original, chiar dacă este o legalizare internațională.

Acestea fiind zise, este evident (și foarte recomandabil) ca înainte de toate să obținem direct de la sursă toate informațiile necesare cu privire la formalitățile, cerințele, documentele și traducerile de care avem nevoie. Astfel evităm neplăceri și drumuri inutile. Și mai ales, să ne înarmăm cu răbdare: funcționarii nu au nicio grabă.

Despre Apostila de La Haga

Ce este și la ce servește ea?

 

Apostila de la Haga este o legalizare internațională, recunoscută reciproc între țările care au semnat Convenția de la Haga.

Apostila este o legalizare a semnăturii funcționarului care a semnat documentul respectiv și nu certifică în nici un fel conținutul documentului. De multe ori, lîngă apostilă se menționează în mod expres că: ”Această apostilă adeverește doar autenticitatea semnăturii, calitatea celui care a semnat documentul și, după caz, identitatea ștampilei și a timbrului care conferă legalitate documentului . Această apostilă nu certifică conținutul documentului pentru care s-a eliberat.”

Legalizarea cu Apostila de la Haga se face întotdeauna în țara în care documentul a fost eliberat. Astfel, documentele eliberate în România vor fi apostilate în România, iar cele eliberate în Spania se apostilează în Spania. Apostilarea este o operațiune de legalizare făcută întotdeauna de către organismele competente, în funcție de tipul documentului.

Uneori este nevoie de vize intermediare, prealabile apostilei (de exemplu, pentru documentele de studii, este necesară viza Ministerului Educației). Pentru unele documente, este nevoie de vize intermediare prealabile apostilei. Ministerul Afacerilor Externe și Cooperării din Spania detaliază în pagina sa unde se obține fiecare viză, în funcție de organismul care a eliberat documentul.

Totuși, există documente care nu au nevoie de o astfel de legalizare cu Apostila de la Haga. Este vorba de documente administrative relaționate cu operații comerciale sau vamale, precum și documentele eliberate de agenți diplomatici sau consulari. Așa este menționat în mod explicit în articolul 1 al Convenției (aici versiunea în pdf):

ARTICOLUL 1
Prezenta convenţie se aplică actelor oficiale care au fost întocmite pe teritoriul unui stat contractant şi care urmează să fie prezentate pe teritoriul unui alt stat contractant. Sunt considerate acte oficiale, în sensul prezentei convenţii:
a) documentele care emană de la o autoritate sau de la un funcţionar al unei jurisdicţii a statului, inclusiv cele care emană de la ministerul public, de la un grefier sau de la un
executor judecătoresc;
b) documentele administrative;
c) actele notariale;
d) declaraţiile oficiale, cum ar fi: cele privind menţiuni de înregistrare, viza de învestire cu dată certă şi legalizări de semnături, depuse pe un act sub semnătură privată.
Totuşi prezenta convenție nu se aplică:
a) documentelor întocmite de agenţi diplomatici sau consulari;
b) documentelor administrative care au legături directă cu o operaţiune comercială sau vamală.

De exemplu, certificatele de căsătorie eliberate de Consulatele României nu vor fi apostilate, ștampila consulară fiind cea care conferă documentului valabilitatea legală internațională.

În cazul în care documentul a fost eliberat într-o țară nesemnatară a Convenției de la Haga, pentru a putea fi prezentat în România, este necesară o legalizare pe cale diplomatică, cu următoarea rută: Ministerul Afacerilor Externe al țării în care s-a eliberat documentul, Consulatul României în această țară, Ministerul Afacerilor Externe din România.

La Cabinetul Traducătorului ANA TRADUCCIONES puteți solicita informații despre Apostila de la Haga și despre alte tipuri de legalizări. Prin intermediul colaboratorilor noștri din România, putem gestiona obținerea Apostilei de la Haga pentru documentele românești.

(Actualizat la 10.09.2018)