Cum facem programare la consulat și să o și obținem…?

În general, programarea ar trebui să fie o soluție elegantă atunci cînd este vorba de formalități de orice fel. Ar trebui să fie și o soluție simplă, în ultimă instanță fiind vorba de alegerea unei date pentru rezolvarea unei chestiuni.

În cazul de față, programarea ne ajută în primul rînd pentru că ne scurtează substanțial timpul de stat la coadă. La prima oră, în fața porții se formează o mare coadă, oameni care vin cu și fără programare. Cînd se intră, se dau numere separate pentru cei care au programare și care vor avea prioritate. Din fericire, nu mai există „lista de așteptare” agățată în poartă și scrisă cu pixul din viul nopții.

În al doilea rînd, atunci cînd ne facem programarea pe internet, trebuie să completăm o mulțime de date în cererea respectivă prin care solicităm un anume serviciu consular. Suntem asigurați că cei care primesc cererea o verifică în ideea de a ne prezenta cu toate documentele necesare.

În fața Consulatului, oamenii cu sau fără programare așteaptă la coadă ora deschiderii…

Portalul eConsulat.ro vrea să fie mai mult decît un site de programări. Problema este că a fost gîndit pentru a ușura munca funcționarilor în loc să faciliteze accesul cetățenilor la serviciile consulare. De aceea este nevoie de cîteva instrucțiuni de folosire plasate anume în punctele esențiale pe traseul pe care îl avem de urmat cu scopul de a obține o programare la consulat.

Consulatul României din Madrid și-a dat osteneala de a crea cîteva materiale video pe youtube cu explicații despre utilizarea acestui portal de programări. Sunt simplu de urmărit și destul de clare, oricum mult mai simpatice decît cele pe care le găsim ca exemple pe pagina de origine. Bunăoară acesta:

Cum creez cont pe portalul eConsulat.ro?

Crearea unui cont ar fi de altfel primul pas pentru a obține o programare. Procedura este similară creării unui cont pe orice altă pagină de internet.

Pentru programare, trebuie să intrăm în contul personal creat pe eConsulat.ro. Pe pagina de intrare găsim cele 6 categorii de servicii consulare.

Serviciile consulare împărțite pe categorii pe site-ul eConsulat.ro

Fiecare categorie conține o listă cu serviciile incluse în acea categorie. La rîndul lor, fiecare serviciu este descris în detaliu și se menționează condițiile în care se obține, ce acte sunt necesare, care sunt taxele consulare și modul de soluționare. Totul pare clar și simplu.

Fiecare serviciu consular este descris în detaliu.

În momentul în care solicităm un anume serviciu, începem să completăm un lung formular electronic. Este important să completăm cu atenție căsuțele care sunt obligatorii, semnalate cu *. Putem trece peste celelalte. După ce completăm datele personale ca solicitant, trecem la pagina următoare și completăm celelalte date ale cererii. De exemplu pentru o procură, trebuie să avem toate datele persoanei pe care o împuternicim. Pentru pașaportul unui minor, solicitantul este unul dintre părinți, dar va trebui să completeze cu datele minorului plus datele celuilalt părinte.

Cum știm, în România, toate datele înseamnă:

• Nume și prenume
• Cod numeric personal
• Data și locul nașterii
• Numele părinților
• Serie și număr carte de identitate sau număr pașaport
• Adresa de domiciliu din respectivul document de identitate
• Data la care s-a eliberat documentul de identitate
• Data pînă la care este valabil documentul de identitate
• Adresa de rezidență.

Din fericire, nu întotdeauna sunt obligatorii TOATE aceste date. De aceea, e bine să urmărim căsuțele semnalate cu *. Oricum, nu am înțeles niciodată de ce în România este nevoie de atît de multe date pentru identificarea unei persoane.

Sistemul în mod automat verifică după completarea fiecărei pagini dacă au fost completate toate datele care se cer. Problema este că uneori se blochează cu mesajul „mai sunt căsuțe necompletate” chiar dacă am completat tot cît se poate de corect. De aici nu există altă soluție decît să ieșim din sistem și să luăm totul de la capăt, doar doar o fi bine.

În fine, după ce reușim să trecem victorioși de acest pas, ajungem la o pagină unde ni se cere să încărcăm documente. În principiu, este vorba de documentele necesare pentru soluționarea cererii și pe care ORICUM va trebui să le avem în original și fotocopie în momentul în care ne prezentăm personal la consulat.

Atașarea documentelor scanate este opțională.

Avem aici două opțiuni: DEȚIN DOCUMENTUL și ÎNCĂRCAȚI DOCUMENTUL. Pare că este obligatoriu să anexăm documente scanate, însă este doar opțional. Pur și simplu putem să apăsăm butonul DEȚIN DOCUMENTUL pentru a putea trece mai departe.

Pe parcurs trebuie să fim atenți să bifăm căsuțe care ne cer să fim de acord cu procesarea datelor personale sau actualizarea cererii. Dacă nu le bifăm, nu putem trece mai departe.

Este momentul în care suntem anunțați că cererea a fost completată 100%. Se menționează de asemenea la ce misiune diplomatică trebuie să ne prezentăm în funcție de regiunea administrativă. Nu contează că locuiești în Toledo și e mai simplu să ajungi la Madrid decît la Ciudad Real, vei fi arondat la Ciudad Real.

Apăsăm butonul TRIMITEȚI CEREREA.

Suntem anunțați că cererea va fi trimisă la Consulatul în a cărui jurisdicție suntem arondați și că trebuie să ne programăm.

Trimitem cererea sau facem programare? Din această dilemă nu putem ieși cu una cu două…

Problema este ce alegem dintre cele trei opțiuni care ni se pun la dispoziție pentru a confirma operațiunea de transmitere a cererii. Dacă apăsăm DA, trimitem cererea, dar nu e clar cum ne facem apoi programarea. Dacă alegem PROGRAMAȚI-VĂ, cum mai trimitem cererea?

Orice am alege, ne vom învîrti puțin în cerc, dar vom reuși. Dacă apeși DA, ar trebui ca în pagina CERERILE MELE să găsești mențiunea STARE CERERE: TRIMISĂ SPRE PROCESARE și dedesupt butonul PROGRAMAȚI-VĂ.

Dacă apeși PROGRAMAȚI-VĂ, ești trimis pe o pagină în care alegi data și ora la care vrei sau poți să te prezinți la consulat și mai apoi trebuie să confirmi din nou trimiterea cererii.

Cererile pentru servicii consulare sunt listate separat.

În ambele cazuri, sistemul îți trimite un e-mail în care trebuie să citești bine dacă e doar cererea trimisă spre procesare sau este ȘI programarea făcută. Dacă cererea e doar trimisă, iar programarea nu e făcută, degeaba e trimisă pentru că nu vom primi alt răspuns.

Putem face programări pentru două servicii consulare în aceeași zi? Da: trebuie făcute și trimise cereri separate, iar apoi folosind butonul PROGRAMAȚI-VĂ putem alege aceeași zi și ore apropiate. Fiecare procedură înseamnă cîte o cerere separată. Totuși, cînd ajungem la ghișeu, funcționarul va procesa toate cererile pe care le avem în acea zi. De exemplu, dacă în cadrul procedurii de înscriere a unui copil născut în Spania avem nevoie de legalizarea unei traduceri, aceasta este altă procedură; de obicei, se fac împreună la ghișeu, dar sistemul le contabilizează ca două proceduri separate.

După ce am depus toate actele necesare la ghișeu și am semnat ce era de semnat, putem aștepta să ni se elibereze documentul în aceeași zi sau putem ridica documentul în altă zi. Pentru a ridica un document deja făcut, nu este nevoie de programare: la intrare ni se dă un număr special pentru ghișeul destinat ridicării de documente. Alegerea o facem în funcție de timpul disponibil (și de distanța pînă acasă, presupun). Ca să luăm documentul în aceeași zi, e posibil să avem de așteptat cîteva ore. Dacă venim să ridicăm documentul în altă zi, așteptarea e mult mai scurtă.

Chiar și consulatul admite că sistemul se poate bloca fără explicații. Într-unul dintre materialele video postate pe youtube, suntem avertizați:

Daca apare mesajul “eroare neasteptata” sau un mesaj de neînțeles: șterg toate cererile incomplete și ies din aplicație, apoi fac o cerere nouă, cu atentie la toate căsuțele de completat…

Ideea este că portalul nu a fost optimizat pentru a fi utilizat de pe mobil. De aceea este recomandat să ne facem programarea de pe un calculator  „normal” (ca să-i spunem așa) sau un laptop, accesarea de pe mobil fiind greoaie, cu blocaje frecvente.

Consulatul admite că portalul nu e optimizat pentru utilizarea pe mobil.

Portalul eConsulat.ro este în fond o idee foarte bună dacă s-ar fi făcut cu gîndul la cetățeni și nu la funcționarii care îl vor utiliza. Cînd se cer prea multe date pentru o simplă programare, totul devine inutil de complicat, iar portalul va fi folosit sub potențial. Urmarea este tocmai întoarcerea în parte la programările făcute „de mînă”. Dovada în acest sens este chiar anunțul afișat la avizierul consulatului în care se menționează o adresă de e-mail la care se poate solicita o programare.

Anunțul despre programări afișat la avizierul Consulatului din Madrid.

Pot confirma două adrese de e-mail pentru solicitarea de programări la consulatele României din Spania:

madrid.programari@mae.ro

almeria.programari@mae.ro

Este de presupus că putem extrapola pentru celelalte consulate:  Sevilla, Bilbao, Zaragoza, Barcelona. Rămîne de văzut cum arată adresele de e-mail corespunzătoare consulatelor din Ciudad Real și Castellón de la Plana.

Mai există și alternativa de a te prezenta personal la consulat pentru a cere o programare la biroul Informații. Opțiunea este demnă de luat în seamă mai mai ales atunci cînd, pentru a obține o programe pe acest portal, completezi TIMP DE VREO ORĂ zeci de căsuțe cu date pentru ca aproape de sfîrșit să dea eroare și să fii nevoit să o iei de la capăt.